İlk olarak proje nedir onu anlatalım. Proje belirli bir başlangıç ve bitiş tarihi olan, belirli bir amaç için (şirket hedefleri ve stratejileri doğrultusunda) gerçekleştirilen çalışmadır. Bu çalışmanın sonucunda ise elde edilecek faydalar ve zararlar ise şirketin açısından her türlü olumlu olacaktır çünkü planlanan şey asla geriye götürmez. Sadece hataları gösterir ve ders almamızı sağlar.
Projelerin normal bir günlük iş operasyonlarından farkı geçici organizasyonlar olması yani belli bir süre için yapılan sonlu bir çalışma ve amaç odaklı olmasıdır. Açıklamak gerekirse Bir çalışmanın proje olması için başlangıç ve bitiş zamanları olması lazım, aksi takdirde çalışma proje olarak değil, operasyon olarak değerlendirilmelidir.
Proje yönetimi, bir projenin başından sonuna kadar olan süreçteki gerekli olabilecek tüm her şeyin planlanmasını, organize edilmesini ve malzemelerin tedarik edilmesini sağlayan bir ana temadır. Küçük küçük detayların birleşmesi sonucunda projenin kendisi ortaya çıkar. Bu süreçte kontrolün sağlanması, denetlenmesi, hayata geçirilmesi proje yönetimin ana unsurudur.
Proje yönetiminin en önemli faydalarından bir kaçı şunlardır:
-Daha düzenli ve sistematik projeler düzenleyip takibini zorlanmadan yapmak.
-Şirket stratejilerine uyumlu çıktıların elde edilmesini sağlamak
-Projede kullanılacak kaynak (insan, yazılım, hammadde vs.) kullanımını optimize etmek
-Maliyet ve bütçe kontrolünü iyileştirmektir. Denetimi kolaylaştırır.
-Proje yönetim teknikleri müşteri memnuniyeti, organizasyonel öğrenme ve etkin takım çalışmasını da geliştirir. Aynı zamanda İnsanları anlama onları yönetme ve yönlendirme içgüdülerinizi geliştirir.
Proje Yönetimi faaliyetlerinin şirketlere kazandırdıkları;
- Kaynakların daha efektif yönetilmesi
- Toplam kalitede iyileşme
- Karlılığın artması
- Risklere ve Fırsatlara karşı hazırlıklı olmak
- Daha gerçekçi hedefler belirlenebilir
PROJE YÖNETİMİNİN SÜREÇLERİ
Başarılı proje yönetimi projenin oluşturulmasından tamamlanmasına tüm süreçlerde titizlik gösterilmesini gerektiriyor.
Dünya’nın en büyük kar-amacı-gütmeyen organizasyonlarından biri olan PMI‘ın (Project Management Institute) resmi yayını olan PMBOK‘a (Project Management Body of Knowledge) göre Proje Yönetimi Süreçleri (Processes) aşağıdaki 5 madde’de toplanmıştır;
- Başlangıç (Initiating)
- Planlama (Planning)
- Yürütme (Executing)
- İzleme ve Kontrol (Monitoring and Controlling)
- Kapanış (Closing)
Proje yönetimi başlangıç, planlama, yürütme, izleme, kontrol etme, ve kapanış süreçlerinden oluşuyor. Her süreç başka süreçleri de içeriyor. Proje ekibi görev ve sorumlulukları da bu süreçlerde belirleniyor.
1.BAŞLANGIÇ (projeyi başlatma)
Başlangıç sürecinde “proje neyle ilgili ve neden önemli” ve “proje nasıl yürütülecek” sorusunun cevabı aranıyor. Bu aşama eğer tam bir şekilde yapılamazsa projenin geriye kalanı sekteye uğrayabilir eğer burada sorunlar belirlenmezse ya da es geçilirse projenin ilerleyen dönemlerinde çözülemeyecek sorunlara yol açabilir. Başlatma aşamasında iş çevresini iyi anlamak ve gerekli kontrolleri projeye eklemek çok önemli. Bu aşamada proje tasarımında herhangi bir eksiklik hemen belirlenmeli ve düzeltilmelidir. Bu yüzden projenin en önemli basamağı yani temeli diyebiliriz.
2.PLANLAMA (düzenlemek, program yapmak)
Planlama sürecinde “iş için harcanan çabanın kapsamı ve niteliği nedir” ve “projeyi nasıl tamamlayacağız” soruları cevaplanıyor. Başlatma aşamasından sonra, proje uygun bir ayrıntı seviyesine kadar planlanır. Asıl amaç proje için gerekli maliyet ve kaynakları tahmin etmek bunun sonucunda ise etkili bir biçimde proje uygulamasındaki riskleri yönetmektir. Planlama aşamasında hatalar da başlatma aşaması gibi projenin başarısında büyük engellere neden olacaktır. Yanlış bir planlama projenin geri kalanındaki tüm düzeni altüst edebilir. Planlama aşaması Çok titiz ve dikkatli bir şekilde yapılmalıdır.,
3.YÜRÜTME (uygulama)
Asıl adı uygulama aşaması denebilir. Proje yönetiminin uygulanmasını sağlayacak bütün kaynaklardan yararlanılarak plan yürütülür. Yürütme sürecinde projenin belirlenen zamanda belirlenen kalite düzeyinde tamamlanması için gerekli kontrol faaliyetleri yapılır. Bu aşama, insanları ve kaynakları eşgüdümleme, aynı zamanda aktivitelerinin proje yönetim planına uygun şekle getirme çabalarını içerir. Proje, belirlenen sürede projeyi oluşturan paydaş kişi veya departmanlar tarafından gerçekleştirilir.
4.İZLEME VE DENETİM (Kontrol)
Göstergelerin ve proje bilgilerinin toplanması sonucu veri elde edilmesi aşamasıdır. İzleme ve kontrol etme yolu ile riskler hesaplanır ve kaliteyi kontrol altında tutmaya çalışılır. Proje uygulanmasında sorunların zamanında fark edilmesi ve düzeltici eylemlerin zamanında alınmasını ve uygulamayı kontrol etmek amaçlı adımlardan oluşur. Hatalar ve problemler var ise bu bilgiler kaydedilir. Bu aşamanın önemli bir faydası, proje performansının izlenmesi ve ölçülmesi sayesinde proje yönetim planından uygulamada farklılıkların fark edilmesidir.
5.BİTİRME (kapanış, kapatma)
Kapatma projenin resmi olarak Son bulması demektir. Proje ya da projenin belli bir bölümünün daha önce tahmin edildiği gibi sonlandırılarak sonuç kesinleştirilir, raporlanır ve arşivlenir. Kapanış sürecinde yeni bir proje için kullanılabilecek “alınan dersler” özetleniyor(proje kendi içinde değerlendiriliyor ve yapılan hatalar gözden geçiriliyor. Kapanma aşamasında yapılan hatalar için suçlu aranmaz. Proje’nin kendi içinde sorun olduğunun veya yöneticilerin görevini yapmadığı düşünülür. Bunlar zaten raporun içine dahil edilir. Müşterilerden veya sponsorlardan sonuçları kabul ettiklerine dair resmi onay alınıyor ve proje kontratı kapatılıyor.
Bu beş aşama proje yönetimi için çok önemlidir ama süreçlerden anlaşılacağı üzere proje yönetimi yalnızca bir projeyi planlamak anlamına gelmiyor. Çok Kapsamlı bir süreci ifade eden proje yönetimi, zaman ve finans yönetimi ile kalite ve risk faktörleri gibi değişkenleri kapsamına alıyor.
Proje yönetiminin neden önemli olduğunu şöyle sıralayabiliriz;
Planlama ve bu sürecin takibi açısından yardımcı olması. Hedeflenen günde ve maliyette bitirilmesi projenin başarısını arttırmaktadır. Risklerin belirlenmesi ve bu riskleri kontrol altına almayı sağlamaktadır. Müşteri ihtiyaçlarını daha iyi bir şekilde analiz etmeyi sağlamaktadır. Takım yönetimini etkin kılmak ve iç kargaşayı önlemek açısından fayda sağlamaktadır.
Proje yönetiminin doğru yönetilmediği durumlarda proje içinde farklı farklı sorunlar ortaya çıkar ve hem projeyi hem de içinde bulunan kişileri zor duruma sokabilir. Bu tarz sorunlar yaşamamak için artık insanlar proje yönetimine çok önem veriyorlar. Şirketler ve kişiler Bu işleyişin daha düzenli ve takip edilebilir olduğunu anladılar. Bu konuda bilgi sahibi olmak isteyen kişiler ya da kurumlar online ya da yüz yüze verilen çeşitli eğitimlere katılarak bu konuda kendilerini geliştirmektedirler. Coursera, Edx, Udemy, Khanacademy gibi vb. Online eğitim platformlarından eğitim almanızı öneririm. Hem özgeçmişinizi renklendirebilirsiniz hem de kendinizi geliştirmeniz için çok güzel bir imkan sunuluyor. Benim aldığım eğitim linkini aşağıya ekliyorum.
Eğitim linki: https://www.coursera.org/learn/project-planning
Bahadır Güvenlioğlu
